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Passion pour les gens et l’organisation

En cinq ans, Maks a effectivement doublé le nombre de ses employés, qui est passé à 80. Et les ambitions pour l’avenir sont grandes. Cela nécessite une professionnalisation accrue de l’organisation. Phaedra Laermans a été recrutée en tant que directrice adjointe et Team Builder Administration and Logistics.
Maks s’engage dans la croissance et étend ses services de support

Guider davantage de jeunes et d’adultes vers une meilleure culture numérique, être en mesure de développer encore plus de talents à Cureghem et dans le Vieux-Molenbeek, mettre encore plus d’initiatives telles que le Digibib sur la bonne voie et s’étendre davantage. Telles sont les ambitions pour les années à venir.

Qu’est-ce qui vous a poussée à rejoindre Maks ?
Très simple : la mission. Je suis très consciente que je viens d’une couche plutôt privilégiée de la société et je veux utiliser les connaissances et les talents que j’ai pu développer pour la mission de Maks. J’aime beaucoup le numérique – je travaille dans l’informatique depuis de nombreuses années – et je crois vraiment que l’alphabétisation numérique peut faire une grande différence. Faciliter l’accès à ce monde numérique pour tous est vraiment démocratisant. La taille de l’organisation et sa position dans son développement ont été d’autres facteurs attrayants. Dans le passé, j’ai occupé des postes similaires dans deux autres organisations à but non lucratif plus petites à Bruxelles. Il semblait donc que tout mon parcours professionnel m’avait parfaitement préparée à ce défi (rires).



Qu’est-ce qui vous a frappée ?
Un nouvel emploi est toujours un peu un saut dans le vide bien sûr, malgré toutes les conversations que vous avez pu avoir auparavant. Ce qui était évident au premier coup d’oeil, c’est qu’il fallait plus de structure au sein de l’organisation. Maks a la taille parfaite pour obtenir un plus grand impact grâce à quelques petites adaptations, sans avoir besoin de faire face à de trop grands défis organisationnels. À leurs débuts, les organisations sans but lucratif sont très portées par la passion et le dynamisme. C’est souvent plus que suffisant pour que tout fonctionne bien. Mais il y a toujours un moment où cela ne suffit plus. Parce que la taille de l’association nécessite des processus différents ainsi que la professionnalisation et la formalisation de ces processus. Une évolution très normale, et c’est cela qui me rend très heureuse.



Un exemple ?
Après quelques semaines d’observation et d’écoute de l’équipe d’accueil, j’ai numérisé une partie du travail à la réception de manière simple. Nous avons centralisé toutes les inscriptions dans un seul système pour obtenir une meilleure vue de notre public cible et éviter les erreurs en transférant des données entre différents systèmes. Le plus important n’était pas le résultat en lui-même, mais le fait que l’équipe a ainsi eu beaucoup de possibilités de se développer. Voir comment ils portent le projet plus loin et le professionnalisent n’est pas seulement source de satisfaction, c’est aussi particulièrement précieux car c’est un gain pour l’organisation, pour l’équipe et pour nos étudiants et notre public cible. Chez Maks, nous encadrons également en permanence environ 30 emplois d’intégration, ce qui crée un certain nombre de défis intéressants en termes de formation et d’orientation tout en souhaitant bien sûr réaliser notre mission. C’est un exercice d’équilibriste intéressant.



Votre travail est assez vaste, comment vivez-vous cela ?
J’ai en effet tous les services de soutien sous ma garde. Ces services ne sont jamais sous le feu des projecteurs mais ils garantissent que d’autres puissent effectuer leur travail de la manière la plus optimale possible. Plus les responsabilités sont larges, plus l’approche est holistique. Plus les solutions sont appropriées, plus l’impact est élevé. Lorsque tous ces services de soutien tombent sous le même chapeau, il est plus facile d’entrevoir et d’initier une approche croisée enrichissante. Les services de soutien ont l’image de n’offrir aucune valeur ajoutée mais moi je le vois tout autrement : il s’agit de fournir les ressources les plus efficaces à nos employés afin que nous puissions atteindre notre objectif social et grandir sans trop de difficultés de croissance.


Concrètement ?
Prenez Samuel, qui dirige le travail des jeunes. Je considère que cela fait partie de mon travail qu’il dispose d’assez d’espace pour pouvoir se concentrer sur ses tâches principales. Cela peut déjà être fait, par exemple, en assurant un processus de recrutement et de sélection solide et clair. Cela concerne l’intégration des nouveaux employés, la fourniture de ressources pour former ces personnes, mais aussi le fait que nous l’aidons à soumettre des dossiers de subvention et que les justifications financières par la suite soient livrées à temps et sans erreur. L’ambition pour 2022 est de donner à tous les chefs de projet un aperçu de leur budget et de leurs ressources opérationnelles à tout moment. Tout un défi quand on sait que nous avons en moyenne 20 projets en cours, chacun avec sa propre façon de faire rapport…


Si nous nous reparlons dans un an, de quoi serez-vous la plus fière ?
Le succès pour moi serait que tous nos collaborateurs me voient comme une facilitatrice, celle qui peut rendre les choses possibles – tant qu’elles contribuent à notre mission, bien sûr (rires). Je veux que notre capital humain soit sous la direction de chefs d’équipe solides et formés afin que nous, en tant qu’organisation, puissions relever les prochains défis. Il s’agit de responsabiliser ces employés, de s’assurer qu’ils ont suivi la bonne formation, d’avoir maîtrisé les bases de la gestion de projet, d’être capable de bien coacher leur équipe et de penser de manière orientée vers les solutions. Et je pense aussi qu’il est important que nous automatisions davantage notre comptabilité. Une comptabilité analytique approfondie offrira une plus grande valeur ajoutée à la politique financière et sera en mesure de mieux appuyer les décisions stratégiques.




Beaucoup de pain sur la planche !
Peut-être, mais je le vois plutôt comme éplucher un oignon ! Vous commencez par les parties les plus visibles, les couches extérieures et puis vous pouvez aller de plus en plus en profondeur. Pas à pas, vers une organisation qui fonctionne bien et se retrouve en meilleure santé.

L’ambition pour 2022 est d’avoir une vue d’ensemble complète des ressources déjà déployées et du budget restant pour chaque projet à tout moment.