Passie voor mens en organisatie

Maks vzw zet in op groei en bouwt zijn ondersteunende diensten uit

Meer jongeren en volwassenen begeleiden naar een hogere digitale geletterdheid, nog meer talent mogen ontwikkelen in Kuregem en Oud-Molenbeek, nog meer initiatieven als de Digibib op de rails zetten en verder uitbouwen. Dat zijn de ambities voor de volgende jaren.

Wat zette jou ertoe aan om bij MAKS aan de slag te gaan?
Heel simpel: de missie. Ik ben me er zeer van bewust dat ik uit een eerder bevoorrechte laag uit de maatschappij kom en ik wil de kennis en talenten die ik heb kunnen ontwikkelen inzetten voor de missie van Maks vzw. Ik ben het digitale zeer genegen – ik heb jarenlang in IT gewerkt – en geloof ook echt dat digitale geletterdheid een groot verschil kan maken. Toegang tot die digitale wereld voor iedereen makkelijker maken werkt écht democratiserend.

De grootte van de organisatie en waar ze stond in haar ontwikkeling waren andere aantrekkelijke factoren. Ik heb in het verleden bij twee andere, kleinere VZW’s in het Brusselse gelijkaardige functies uitgeoefend. Het leek er dus op dat mijn hele professionele parcours me perfect heeft klaargestoomd voor deze uitdaging (lacht).

Wat viel je meteen op ?
Een nieuwe job is altijd een beetje een sprong in het duister natuurlijk, alle gesprekken die je vooraf mag gehad hebben ten spijt. Wat meteen wel duidelijk was is dat er meer nood is aan structuur binnen de organisatie. Maks vzw heeft de perfecte grootte om dankzij een paar kleine draaien aan de knoppen toch een grotere impact te bewerkstelligen zonder voor al te grote organisatorische uitdagingen te staan.

VZW’s worden in hun begindagen heel hard gedragen door passie en gedrevenheid. Dat is dan vaak meer dan voldoende om alles op de achtergrond goed te laten draaien. Maar er is altijd een moment waarop dat niet meer volstaat. Omdat de grootte van de vzw vraagt om andere processen en om het professionaliseren en formaliseren van die processen. Een hele normale evolutie dus, en laat het nu net dàt zijn waar ik heel blij van wordt.

Kan je een voorbeeld geven ?
Na een paar weken observeren en luisteren naar het onthaalteam heb ik samen met hen een deel van hun werking aan het onthaal op een simpele manier gedigitaliseerd. We centraliseerden alle inschrijvingen in één systeem om een beter zicht te krijgen op ons doelpubliek en fouten te vermijden door het overzetten van gegevens tussen verschillende systemen. Het mooiste daar was niet het resultaat zelf maar wel dat het team volop groeikansen kreeg. Nu zien hoe zij het project verder dragen en professionaliseren geeft niet alleen voldoening, het is vooral zeer waardevol. Win voor de organisatie, voor het team en voor onze cursisten en doelpubliek.

Bij Maks vzw omkaderen we ook permanent een 30-tal inschakelingsbanen en dat zorgt ook voor een aantal interessante uitdagingen qua vorming en begeleiding terwijl we tezelfdertijd natuurlijk onze missie willen realiseren. Het is alvast een interessante evenwichtsoefening.

Jouw functie gaat nogal breed, hoe ervaar je dat?
Ik heb alle ondersteunende diensten onder mijn hoede, inderdaad. Het gaat dus om diensten die nooit in de vuurlinie staan maar er voor zorgen dat anderen hun job zo optimaal mogelijk kunnen uitvoeren. Hoe breder de verantwoordelijkheden, hoe holistischer de aanpak mogelijk is. Hoe degelijker de oplossingen, hoe hoger de impact. Wanneer al deze ondersteunende diensten onder dezelfde hoed vallen is het makkelijker om mogelijke kruisbestuivingen te zien en te kunnen initiëren.
Ondersteunende diensten hebben het imago geen toegevoegde waarde te bieden, ik zie dat heel anders: het gaat er om de meest efficiënte middelen te bieden aan onze medewerkers zodat we ons sociaal doel kunnen verwezenlijken en groeien zonder al te veel groeipijnen.

Maak dat eens concreet?
Neem Samuel, die de jeugdwerking leidt. Ik zie het als mijn taak dat hij voldoende ruimte heeft zodat hij zich op zijn kerntaken kan concentreren. Dat kan bijvoorbeeld al door te zorgen voor een solide en duidelijk recruterings- en selectieproces. Dat gaat dan over onboarding van nieuwe werknemers, middelen voorzien om die mensen op te leiden maar ook dat we hem helpen subsidiedossiers in te dienen en de financiële verantwoording achteraf netjes op tijd en foutloos wordt opgeleverd. De ambitie voor 2022 is trouwens om alle projectverantwoordelijken op elk moment inzicht te geven in hun budget en werkingsmiddelen, een hele uitdaging als je weets dat we gemiddeld een 20-tal lopende projectsubisies hebben, met elk hun eigen manier van rapporteren…

Als we elkaar volgend jaar terug spreken, waar heb je dan het meeste voldoening uit gehaald?
Succes zal er in mijn ogen uitzien als vanuit alle lagen in onze organisatie de mensen mij zien als een facilitator, diegene die dingen kan mogelijk maken – zolang ze bijdragen aan onze missie natuurlijk (lacht).

Ons menselijk kapitaal wil ik onder leiding van solide en opgeleide teamverantwoordelijken zien zodat we als organisatie de volgende uitdagingen kunnen aangaan. Het gaat dan over empowerment van die werknemers, zorgen dat ze de juiste opleidingen gevolgd hebben, de basis van projectmanagement in de vingers hebben, hun team goed kunnen coachen en oplossingsgericht denken.
En ik vind het ook belangrijk dat we onze boekhouding verder gaan automatiseren. Een doorgedreven analytische boekhouding zal een grotere toegevoegde waarde bieden aan het financieel beleid en beleidsbeslissingen beter kunnen ondersteunen.

Een bordje vol!
Misschien, maar ik zie het als een ui: je begint met het meest zichtbare, de buitenste lagen eerst en je kan steeds dieper gaan. Stap voor stap, naar een goed draaiende en nog gezondere organisatie.

De ambitie voor 2022 is voor elk project op elk ogenblik een volledig zicht te hebben op de middelen die al werden ingezet en het resterend budget.